A fiscalização de contratos na nova lei de licitações consiste numa das fases mais importantes do processo de contratação, visto que além de representar o momento em que se pode verificar não só a regularidade daquilo que foi contratado em relação ao que está sendo entregue, bem como oportuniza a melhoria do planejamento da próxima contratação para o mesmo objeto.
Na velha lei, os procedimentos utilizados na fiscalização de contratos na maior parte dos municípios era muito simples e sem efetividade, simples porque estabelecida quase que um único procedimento, a assinatura do fiscal e de mais um servidor no anverso da nota fiscal respectiva, e sem efetividade porque mesmo nesse procedimento simples, pouco se fazia como verdadeiro na fiscalização da velha lei, ou seja, o fiscal praticamente “assinava a nota fiscal sem realizar o recebimento em si”.
Nos novos tempos, se a contratação for bem-sucedida isso constará do relatório de consecução de objetivos, local onde o gestor do contrato pode verificar se os objetivos traçados no ETP foram efetivamente cumpridos, também nesse momento pode-se concluir pela necessidade de alteração do plano básico de fiscalização – PBF, porquanto se alguma ação for verificada no processo de fiscalização tendente a inibir erros que possam ocorrer na contratação de qualquer objeto, esta deve ser inserida dentro do PBF.
Então o que é o PBF?
O plano básico de fiscalização é um instrumento onde constam as principais ações tendentes a inibir os riscos comuns à contratação de qualquer objeto. Esse importante instrumento é capaz de estabelecer prazos, referências para a fiscalização, formas de recebimento provisório e definitivo, ações que devem ser adotadas ante a entrega do objeto fora da especificação técnica solicitada, ou fora do prazo pactuado, o que deve ser feito diante da entrega de produtos perto da sua validade vencer, enfim as ações que devem ser adotadas diante dos riscos que são comuns a qualquer objeto.
Quando se trata da metodologia por mim desenvolvida onde no ETP, num item específico do gerenciamento de riscos, o plano básico de fiscalização é capaz de inibir os riscos da maior parte dos contratos, contudo para aqueles objetos em que forem no gerenciamento de riscos identificados riscos específicos, a equipe de planejamento há de formalizar um plano específico de fiscalização. Em muitos objetos, verifica-se a necessidade da definição da realização da primeira reunião da fiscalização, ainda que não seja um dos objetos cujo ato (reunião ), tenha sido instituído em norma, como obrigatória.
No processo de fiscalização da NLL, a norma interna do órgão deve prever instrumentos que facilitem o trabalho dos fiscais, de forma a gerenciar os riscos da contratação e facilitar a atuação dos envolvidos, como o fiscal de contratos, o gestor e o preposto.
O preposto da contratação deve constar do contrato, os seus dados são oficiais como o e-mail e até o WhatsApp institucional, através do qual a comunicação se dará como oficial. O preposto da empresa é o sujeito que deve ser informado pela contratada e aprovado pela Administração, mantendo-se os seus dados atualizados e facilitando desta forma, a comunicação entre contratado e contratante.
Dessa forma a nova lei de licitações trouxe a possibilidade de tornar eficiente o processo de fiscalização por esse mecanismo de procedimentos, bem diferente da situação que se verificava no velho regime licitatório, de maneira a oportunizar a medição dos resultados, e isso para qualquer objeto.
Então já falamos sobre o processo de fiscalização que deve se dar de maneira normatizada internamente e inserir no contexto o preposto da empresa, falamos de reuniões que podem ocorrer não só no início do processo de fiscalização como a qualquer momento na execução do objeto, e se potencializa no novo regime de forma a oportunizar a correção de procedimentos, a melhor interação entre as partes e ajustes necessários. Falamos também sobre a figura do gestor que nasce e se potencializa no novo regime, e ainda temos muito mais a falar quando o tema é fiscalização de contratos.
Vejamos também a necessidade de estabelecimento de prazos fixos e iguais para todas as unidades demandantes, tanto quanto do recebimento provisório e definitivo e do respectivo pagamento, bem como podemos nos aprofundar ainda em outras nuances da gestão e fiscalização contratual, a exemplo dos relatórios a serem emitidos pelo fiscal e pelo gestor de contratos, cada um com as suas responsabilidades e participação, e também do fluxo do processo que se desenha de forma cada vez mais padronizada. E tantos outros relatórios nascem na fiscalização da NLL.
Temos o relatório a ser emitido pelo fiscal no momento do aditamento com regras pré definidas no normativo para a verificação da permanência da vantajososidade ou mesmo da análise de pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro, o modelo de notificação ou de comunicação (a depender da irregularidade), o relatório de consecução de objetivos, o modelo do PBF e outros que precisam ser desenvolvidos e padronizados para o uso com segurança.
Dessa forma o processo de fiscalização veio potencializado na lei 14.133 de 2021, devendo ainda com a prática e uso dos modelos padronizados para a aplicação da norma interna ser potencializado por sistema, apto a fiscalização especialmente dos objetos de obra, para a verificação do cumprimento de regras que também vieram diferenciadas para estes objetos, a exemplo da obrigatória permanência do representante da empresa no canteiro de obras ou do uso dos equipamentos de segurança (velho problema conhecido desde o regime anterior), assim como do próprio diário de obras.
Cada órgão deve definir como se dará o seu processo de fiscalização e os mecanismos a serem adotados para cumprimento da norma geral, contudo a metodologia que insere o PBA é facilitadora tanto do gerenciamento de riscos, quanto de estratégias eficientes para o desenvolvimento da gestão e fiscalização dos contratos, facilitando a medição de resultados e trazendo segurança à atuação dos agentes envolvidos, oportunizando inclusive a melhoria no planejamento da próxima contratação.
Muito ainda teremos que evoluir em todas as fases do processo das compras públicas a partir da aplicação do novo regime licitatório, assim como ainda temos um longo caminho na trilha da transição que demora a se efetivar, contudo com os resultados verificados na aplicação do novo processo de fiscalização (embora poucos órgãos estejam de fato preparados para ele) e com os seus agentes capacitados, são animadores.
Quando vislumbramos que saímos de um processo de fiscalização ultrapassado, para entrar em procedimentos realmente novos, embora já conhecidos das boas práticas especialmente aplicadas em órgãos da União, entendemos que o grande desafio será a aplicação desses procedimentos (capazes de trazer eficácia as contratações na seara dos municípios), e não estamos falando somente das menores estruturas (aquelas que ainda não têm servidores sequer para assumir a gestão de contratos), mas também, e especialmente, dos órgãos que menos se preocupavam na velha lei com a fiscalização, por vezes só providenciando 2 assinaturas no anverso dos documentos fiscais. Sair dessa metodologia viciada e ultrapassada para realmente exercer a fiscalização na sua plenitude, é um grande esforço que deve ser providenciado pela Alta Administração (que deve viabilizar instrumentos e alternativas para a correta e boa aplicação da nova lei).
E por falar em norma, o regime geral traz pouco sobre a fiscalização, sendo necessário que a experiência daqueles órgãos mais evoluídos desde o regime anterior, seja experimentada na norma interna.
E dessa forma os desafios tornam-se então maiores, considerando que país afora, vimos somente cópias da lei geral nas normas internas, sem sequer o estabelecimento de modelos padronizados adequados à sua própria realidade e estrutura. Essa adequação insere especialmente o fluxo do processo mas não acaba com a norma interna e com os modelos, porquanto passa pela necessária capacitação dos agentes envolvidos para o seu efetivo uso.
Assim, falar da fiscalização na norma interna requer deixar explícito respostas para dúvidas recorrentes como: o fiscal pode negar-se a fiscalização? Quantos contratos cada fiscal pode ter na sua pasta e quantos contratos cada gestor é capaz de gerenciar? Quais modelos devem ser utilizados e quais prazos devem ser seguidos? Quais os critérios para a verificação da permanência da vantajosidade a cada renovação contratual?
Respostas que se não constarem da referida e importante norma interna, torna a própria norma inaplicável e retira a eficiência esperada do inédito modelo de fiscalização, do qual se espera a real obtenção dos resultados com a contratação, qual seja, a efetiva satisfação das necessidades da Administração, capaz de ser alcançada com as ações de governança que tanto defendo.
