GESTÃO POR COMPETÊNCIA – SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES

Temos ouvido falar sobre gestão por competência e a maioria dos órgãos que iniciaram a transição para o novo regime se encontram perdidos acerca desse normativo tão importante que deve ser formalizado por cada ente, de acordo com a sua realidade e estrutura e com atenção especial para a segregação de funções.

O que é, afinal, gestão por competência?

De forma simples, a gestão por competência é a definição do órgão acerca das atribuições e competências de cada agente público que irá praticar atos dentro do processo de contratação com atenção especial para a segregação de funções, maior desafio dos municípios de menores estruturas, dada a realidade que se construiu ao longo das últimas décadas de elevação dos índices da folha de pagamento para a contratação de “mais e mais” servidores comissionados, atitudes que vieram desvalorizando os servidores do quadro e enfraquecendo a estrutura de pessoal, contribuindo para salários insignificantes e responsabilidades significativas e colaborando para a rotatividade do quadro atuante no setor de licitações.

Hoje encontramos municípios despreparados para as boas práticas, secretários desesperados para a utilização dos limites majorados da nova lei de licitações sem qualquer conhecimento acerca das ações prévias de governança e um regime que expõe todas essas fraquezas exigindo a gestão por competência sem que os órgãos tenham condições humanas para o pleno exercício da segregação de funções.

E o que é segregação de funções?

Um dos maiores desafios da nova lei de licitações, que vem exigir, como ação de mitigação de riscos que as funções mais suscetíveis a erros não sejam formalizadas pelos mesmos servidores, como forma de garantir maior eficiência nas contratações públicas.

E será que os órgãos conseguirão dentro do prazo conferido para a migração definitiva para a nova lei de licitações, realizar a gestão por competência com atenção a segregação de funções?

Essa, para mim, é a primeira grande razão da possível prorrogação de prazo de vigência do velho e esgotado regime da Lei 8.666/93, porquanto se trata de problema estrutural e generalizado, de vícios enraizados nos costumes e tradições de uma Administração Pública pautada na cultura do “deixa para depois” ou no “assim está funcionando”.

Dessa forma, para a gestão por competência temos que responder à pergunta que não quer calar: Quem são os agentes que na atual estrutura praticam os atos processuais, eles cumprem os requisitos para permanecerem formalizando estes atos?

Os atos praticados por cada agente, como ação de mitigação de riscos, prestigiam a segregação de funções?

Caso necessário a atuação do mesmo servidor em mais de um procedimento do processo, o normativo deve permitir a flexibilização da segregação de função, devidamente motivada, e, desde que não vedada a atribuição das funções flexibilizadas para o mesmo agente.

Respostas as frequentes perguntas como o que o agente de contratação vai fazer, qual a sua atuação no processo, ou mesmo sobre o que a comissão de contratação vai fazer, ou ainda, quem vai conduzir a faze de negociação, ou quem vai conduzir o processo de dispensa/inexigibilidade, se tornaram grandes obstáculos a aplicação da nova lei em sua plenitude.

A estrutura do seu órgão tem condições de atender plenamente o princípio da segregação de funções?

Vejamos algumas das decisões que foram sendo construídas ao longo dos últimos anos:

Não designar, para compor comissão de licitação, o servidor ocupante de cargo com atuação na fase interna do procedimento licitatório (Acórdão TCU nº 686/2011 – Plenário).
Considera-se falta de segregação de funções, o Chefe do Setor de Licitações e Contratos elaborar o projeto básico e atuar no processo como Pregoeiro (CGU, relatório RELATÓRIO nº 174805/2005).
Considera-se falta de segregação de funções quando o pregoeiro e a equipe de apoio à licitação realizam trabalho de comissão de recebimento dos materiais (CGU, relatório nº 174805/2005).
Devem ser segregadas as atividades de requisição, autorização, utilização e controle. (Acórdão TCU nº 4.885/2009 – 2ª Câmara).
Deve ser observado o princípio da segregação de funções nas atividades relacionadas à licitação, à liquidação e ao pagamento das despesas (Acórdão nº 1.013/2008 – TCU 1ª Câmara).
Devem ser designados servidores diferentes para as funções de suprido e responsável pelo atesto das despesas realizadas nas prestações de contas, em observância ao princípio da segregação de funções, de modo que o agente público que ateste a realização da despesa não seja o mesmo que efetue o pagamento (Acórdão TCU nº 3.281/2008 – 1ª Câmara).
A administração não deve nomear, para a fiscalização e acompanhamento dos contratos, servidores que tenham vínculo com o setor financeiro da unidade, sobretudo, aqueles que são diretamente responsáveis pelo processamento da execução da despesa (Acórdão TCU nº 4.701/2009 – 1ª Câmara).
Não permitir que a comissão de inventário seja composta por membros responsáveis pelos bens a serem inventariados (Acórdão TCU nº 1.836/2008 – TCU 2ª Câmara e IN/SEDAP-PR nº 205, de 08/04/1988).
O fiscal de contrato e seu substituto devem ser designados mediante Portaria, em cumprimento ao disposto no art. 67 da Lei nº 8.666/1993, considerando que os servidores que executam o orçamento não devem ser designados para fiscal de contrato (Acórdão TCU nº 1.131/2006-TCU-1ª Câmara).
Garantir que as pessoas incumbidas das solicitações para aquisições de materiais e serviços não sejam as mesmas responsáveis pela aprovação e contratação das despesas (item 5.2, TC-004.797/2007-2, Acórdão TCU nº 2.507/2007-Plenário).

Nesse contexto há que ser formalizado pelo órgão a divisão de competências ainda prestigiando o artigo 7º da nova lei de licitações, sugerindo-se a análise da divisão simplista abaixo às menores estruturas, como forma de iniciar a transição:

DISTRIBUIÇÃO BÁSICA (SUGESTÃO):

Pregão, conduzido pelo pregoeiro (serviços comuns de engenharia, por pregão);
Concorrência – obras, conduzido por agente de contratação;
Concorrência – objetos especiais, contratação direta e diálogo competitivo, conduzidos pela Comissão de Contração.

E nessa realidade atualmente verificada (sem projeção de mudança a curto prazo), anda que municípios de até 20.000 habitantes tenham prazo diferenciado para a aderir a algumas regras do novo regime (a exemplo de instituir/regulamentar as atribuições do agente de contratação), importante que se atenham as alterações estruturais mínimas, e, mais do que isso, que as Cortes de Controle Externo comecem a averiguar a adoção por esses municípios das ações que permitam a real preparação das menores estruturas ao cumprimento da letra da lei, de forma a não configurar apenas um prazo conferido para a prorrogação no tempo, das deficiências verificadas hoje em muitos municípios (se não a maioria) com “bem mais” de 20.000 habitantes.